Как сделать учет запчастей эффективным

Каждый сервисный центр для выполнения ремонтов приобретает запчасти у сторонних организаций. При этом сталкивается с вопросами приобретения, хранения и учета движения номенклатуры. В этой статье мы рассмотрим, как реализован складской учет запчастей в программе «Управление сервисом для Украины».

При оформлении результатов диагностики указываются запчасти, требуемые для выполнения ремонта. При этом они резервируются за конкретной заявкой клиента, независимо от того, имеются ли запчасти на складе предприятия или будут заказываться у поставщика. Сведения о зарезервированных запчастях используются при заказах и поступлении запчастей, а также формировании документа на передачу запчастей мастерам.

При поступлении запчастей менеджеры или бухгалтера сервисных центров часто сталкиваются с вопросом, на какой именно ремонт поступила та или иная запчасть. В программном продукте «Управление сервисом для Украины» этот вопрос решен очень удачно: приходная накладная автоматически предлагает перечень заявок, на которые зарезервирована поступающая запчасть. Бухгалтеру остается только выбрать из этого списка определенную заявку и указать ее в приходном документе. При формировании отчета об остатке номенклатуры программа показывает общий остаток и количество зарезервированных позиций.

В некоторых случаях поступающие и заказанные запчасти имеют разные заказные номера. В этом случае, бухгалтеру еще труднее определиться, на какую заявку поступает запчасть. Речь идет об аналогичных или унифицированных запчастях. Разработчики программы «Управление сервисом для Украины» предусмотрели возможность указывать сведения об аналогах запчасти в карточке номенклатуры. В этом случае, при поступлении запчастей программа предлагает перечень заявок с заказанными аналогами поступающей запчасти. Если же до поступления запчасти аналог не был известен и в карточке номенклатуры не указан, его можно назначить непосредственно из приходной накладной.

Передача запчастей мастеру оформляется в программе одноименным документом, который заполняется автоматически на основании результатов диагностики и сведениях о зарезервированных запчастях. Таким образом, отслеживается связь между конкретным ремонтом и использованными на его выполнение запчастями.

Сервисные центры, выполняющие гарантийные ремонты, знают, что для каждого производителя техники существует своя процедура хранения и утилизации неисправных запчастей. В программном продукте «Управление сервисом для Украины» по окончании выполнения ремонта утиль приходуется на склад. С определенной периодичностью (месяц, квартал и т.д.) формируются Акты утилизации по производителям, которые заполняются автоматически на основании данных складского учета и указанного в Акте срока хранения утиля. Печатную форму Акта можно непосредственно из программы отправить на согласование представителю производителя, с которым работает сервисный центр.

Надо отметить, что в программе есть возможность вести учет номенклатуры по характеристикам (новые, восстановленные, утиль и т.д.). В программе заводится одна карточка номенклатуры с определенным заказным номером, в которой указываются разные характеристики.

Для удобства хранения и быстрого поиска запчастей предусмотрено ведение складского учета по ячейкам склада (полка, стеллаж и т.д.). В документах прихода и перемещения запчастей указываются ячейки склада. Отчеты об остатках или движениях номенклатуры показывают количество номенклатуры с детализацией по ячейкам склада.