Согласование работ с заказчиком

Принимая приборы в ремонт, сервисный центр не всегда может сразу же назвать стоимость ремонта. Подробная информация о неисправности и возможности ее устранения появляется после проведения диагностики поступивших в ремонт приборов.

В этих случаях ремонт выполняется после согласования с заказчиком стоимости и срока выполнения ремонта. Передача информации о необходимости согласования между подразделениями сервисного центра происходит у всех сервисов по-разному: устно, с записью в журнале и т.д. Рассмотрим, как реализована данная процедура в программе «Управление сервисом для Украины».

В документе регистрации результатов диагностики предусмотрено специальное поле «согласовано», в котором ставится флажок в случае, если согласование не требуется, или флажок не ставится, если согласование необходимо. Если флажок не установлен, то заявки находятся в статусе «Необходимо согласование».

Диспетчер может делать автоматический отбор заявок по статусу «Необходимо согласование» либо воспользоваться документом «Согласование», в который автоматически попадают заявки с таким статусом. В документе «Согласование» диспетчер отражает результаты согласований (отказ или согласовано), соответственно меняется статус заявок.

Если по каким-либо причинам не удалось связаться с клиентом, из документа «Согласование» можно отправить сообщение клиенту (СМС или по электронной почте) об условиях выполнения ремонта и просьбой связаться с представителем сервисного центра.

По согласованным ремонтам, требующим для своего выполнения запчасти, автоматически возникает потребность в запчастях и резервирование запаса. Эта информация в дальнейшем попадает в обработки формирования заказов поставщику и используется для передачи запчастей техникам.

При отказе от ремонта заявки получают статус «Отказ». Такие приборы без ремонта передаются техническим подразделением в пункты приема/выдачи сервисного центра для дальнейшей передачи заказчикам.